Building team

Comment organiser un événement professionnel en extérieur ?

gobelets

Afin de pouvoir atteindre des objectifs précis, il arrive que les entreprises décident d’organiser des événements en plein air. Outre l’originalité, cette option permet de faire une économie financière substantielle. En prenant les bonnes décisions et en utilisant les bons accessoires, la firme organisatrice pourra véritablement faire passer son message. Comment faire alors pour réussir ce challenge ?

Privilégier des gobelets non jetables

L’univers de l’événementiel a subit un énorme changement. Ce bouleversement est dû à l’insertion du gobelet personnalisé dans le mode opératoire. Cette pratique est incitée par le refus catégorique d’un usage unique de cup. Évidemment, les raisons évoquées par les organisateurs sont celles des impacts sur l’environnement. De ce fait, les gobelets en carton sont une solution pratique pour les afterworks ou pour tout autre événement en extérieur. L’entreprise gagne ainsi des points auprès de la population qui devient de plus en plus écocitoyenne.

L’innovation a aussi permis la conception des gobelets réutilisables. Leur utilisation aide alors la firme à participer à la sauvegarde de l’environnement. Les verres jetables ou biodégradables et les vaisselles jetables sont donc devenus des vestiges. Leur emploi décrédibilise la société organisatrice auprès de la communauté des écologistes.

Imposer le concept de l’événement

Tout événement professionnel en extérieur est basé sur une idée ou un concept. Autrement dit, la société organisatrice désire délivrer un message à tous les participants de la fête. Pour cela, elle doit faire preuve d’une bonne dose de créativité. Sur cet aspect encore, les gobelets recyclables sont très utiles. En effet, ces derniers sont prédisposés à porter l’imprimé associé à l’événement. Chaque personne invitée sur le lieu de la rencontre se fera alors une idée de la cause de sa présence. Même si le thème est déjà donné à l’avance, il est plus tangible pour le participant le jour J. Pour obtenir l’effet escompté, il faut bien jumeler les couleurs et les graphiques à mettre sur le gobelet.

Outre ces deux aspects, d’autres éléments cruciaux du récipient sont à prendre en compte comme :

  • la taille ;
  • la contenance ;
  • l’épaisseur ;
  • le motif.

Toutes ces options sont définissables sur certains sites internet à l’instar de gobeletcup.fr. De cette façon, tous les éléments intégrés à la fête font mention de l’objectif à atteindre. D’ailleurs, le gobelet réutilisable mérite une attention particulière parce qu’il fait partie intégrante du décor.

Prévoir la phase de la communication

Organiser un événement revient à dialoguer avec différents outils. Cela implique l’utilisation de toutes les formes de communication. Il en existe principalement trois que sont :

  • la pré communication ;
  • la communication instantanée ;
  • la communication post événement.

Pré communication

Cette forme de correspondance est celle effectuée avant la tenue de l’événement. Elle permet aux potentiels intéressés d’obtenir les informations importantes telles que :

  • le lieu ;
  • la date ;
  • le sujet à débattre ;
  • le nom de la firme organisatrice ;
  • le prix d’entrée (si l’événement est payant) ;

Le contenu de cette annonce permet d’attiser la curiosité de la cible et de l’inciter à participer.

Communication instantanée

Elle regroupe tous les éléments mis en place pour orienter l’attention du participant sur le thème général. Les visuels, la décoration et les gobelets réutilisables sont quelques-unes des pièces maîtresses assemblées pour un bon déroulement de l’événement. Pour rappel, il est important de ne pas utiliser de la vaisselle jetable, surtout si le sujet tourne autour de l’environnement.

Communication post événement

Encore surnommée « la communication longue portée », cette forme de correspondance est muette. Elle est basée sur le souvenir gardé par les personnes qui y ont assisté. Le gobelet personnalisé est l’un des meilleurs émissaires pour remplir cette mission. Les bouteilles d’eau customisées sont aussi de bons porte-flambeau. Ces objets, notamment le premier, sont prisés par les amoureux de la nature. En les collectionnant, ils font de la publicité indirecte à l’entreprise ayant organisé l’événement. Grâce à leur écocup, ils pourront narrer les bons moments vécus au cours de leur participation.

Faire le bilan

À la fin de l’événement, il est important de faire un bilan complet. Ce travail permet de déterminer si les objectifs ont été atteints. Les failles ainsi que les forces seront alors relevées pour que les futures organisations soient plus satisfaisantes. Il faut souligner que l’agence ou le particulier chargé de la mise en œuvre du projet profite aussi des impacts positifs de cette dernière étape. Cela lui permet d’obtenir l’avis du client et d’avoir des recommandations. Le bilan lui est indispensable pour l’organisation d’autres événements susceptibles d’avoir de la pérennité.

L’organisateur peut également l’autoriser à prendre certaines décisions sans son accord. Il lui suffit de combler les faiblesses relevées. Il est donc crucial de ne pas négliger ces quatre aspects de l’organisation d’un événement professionnel en extérieur. L’on comprend aussi que l’importance du gobelet est indiscutable. Il offre de nombreux avantages, surtout celui de la visibilité de l’entreprise en matière de publicité.

Quitter la version mobile